もくじ
海外出張準備で絶対に必要な持ち物や見落としがちな注意点、あると便利なグッズをご紹介していきます。
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海外出張に必要な持ち物＆事前準備
海外出張で絶対に忘れてはいけない持ち物・事前準備は下記の通りです。
それぞれの持ち物・準備について、気をつけるべきポイントを解説していきます。
- パスポート
- VISA ※渡航先による
- クレジットカード
- 外貨（渡航先で流通している通貨もしくは渡航先で換金できる通貨）
- スマートフォン・携帯電話
- 海外で有効な保険の加入
海外出張に欠かせないパスポート
当然ですが、まず忘れてはいけないのがパスポートです。
空港についてから「パスポートを忘れた！」なんてことにならないよう、家を出る前に必ず確認しましょう。
パスポートは国際的な身分証明となるため、滞在国でも常時携帯する必要があります。
パスポートは出張先でも常に持ち歩くようにしましょう。
紛失や盗難にはくれぐれもご注意を！
パスポートの有効期限に注意
入国先の国によっては、パスポートの有効期限や残りページに注意する必要もあります。
注意すべき点は主に下記の2点です。
- 渡航日からパスポートの有効期限までの残存期間が最低6ヶ月(国による)
- パスポートの空白の見開きページが最低2ページ以上（オンアライバルビザ発行などのため）
ただパスポートを持っていれば入国できる、いつまでも滞在できる、というわけではないので注意しておきましょう。
海外出張が多かった私は、6ヶ月期間ギリギリだと入国出来ないと言ったトラブルを避けるために、「有効期限7ヶ月前」になると更新をしていました。
※パスポートは残存期間1年を切れば更新可能です。
https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/passport/pass_4.html
パスポートの査証欄の残ページ数に注意
また、注意してほしいポイントは「10年有効のパスポートを持っていても、渡航を繰り返すと出入国スタンプやビザを貼られたり、残りのページが無くなる」ということです。
こうした際には、各都道府県の申請窓口、または在外公館で追加のページをもらうことができます。パスポートの各有効期限によるページ数の差は以下の通りです。
- 10年有効のパスポート:45ページ
- 5年有効のパスポート:29ページ
私がアラブ首長国連邦に駐在していた当時、査証欄のページが不足していたので日本大使館へ申請し、追加の４０ページを増やして貰えました。
ページの追加は「1つのパスポートにつき１回」のみです。追加分の40ページがいっぱいになれば、パスポートの有効期限が残っていても一旦返納しなければなりませんのでご注意ください。
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海外出張に欠かせないVISA（ビザ）
「パスポートの強さ」に関する調査を定期的に行っている「ヘンリー＆パートナーズ」というイギリスのコンサルティング会社があります。そこによれば、2022年1月の最新調査では、日本のパスポートは「世界最強」とされています。日本のパスポートを所持していれば、ビザを取得していなくても現在192か国に渡航することが可能となっています。（参考：https://www.henleyglobal.com/passport-index/ranking）
基本的にビザ無しで渡航ができるとはいえ、各国のビザの状況はよく変わることということは頭に入れておきましょう。出張直前にビザ状況（条件）が変更になることもあります。
私の経験談として、事前ビザが必須だったヨルダンハシミテ王国への出張の際、日本でビザを取得しました。しかし、到着時の空港で取得可能に変わっていて、日本で取得したビザが必要なかったこともあります。VISA発行などで外国語のコミュニケーションが不安という方は、通訳サービスの利用もおすすめです。
他にも、オマーンのe-visaが事前申請制に変わっていて、入国直前に慌てて困惑したことも。海外出張が決まったら、入国先の情報は定期的にリサーチしておきましょう。
渡航前の情報収集におすすめのサイト
各国の入国条件は日々変化します。渡航前には必ず入国条件を調べた上で、出発準備を進めることをおすすめします。
最新情勢を専門家がわかりやすく解説【連載】地政学リスクニュース
海外出張に欠かせないクレジットカード・外貨
海外へクレジットカードを持っていく際は、異なる会社のものが2枚あると便利です。
2枚持っていく理由はお店によって使えない場合も代替になりますし、端末機でカードが読み取れない場合にスマートにお支払いが出来るからです。
クレジットカードによっては、空港まで荷物を無料で配送してくれたり、ラウンジを利用できます。海外渡航保険が付帯するカードもあるので、1枚は持っておくと便利です。
また国によってはキャッシュレス化が浸透し、現金が使えない店がある国もあります。逆にクレジットカードが全く使えない国もあるので、カードと現金はどちらも持っていく必要があります。
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外貨は日本で事前に準備すべき？
例えばイランのようなクレジットカードの使えない国では現金が必須。他国でも全てのお店やホテルでカードが使える訳では無いので、現金はやはり持っていきましょう。
筆者は両替は現地の空港で両替していました。今は外貨で引き出せる銀行ATMもあるので、出発空港で外貨で引き落としていってもいいですね。
現地の両替商を利用するという手もありますが、到着が夜中・早朝になると開店前の場合もあります。外貨が手に入らず移動時にお金が払えない！なんて事のないよう可能なら、少額でも手持ちで日本から持っていくと便利です。
海外出張に欠かせないスマートフォン・携帯電話
海外情報の受信、もしもの時の連絡手段、また翻訳やマップなど海外で便利なアプリを使ったり、海外出張で欠かせないのがスマートフォンです。
海外でスマホ・携帯電話を使用する際でよくある失敗は「うっかりデータローミングで日本と話してしまい、帰ってきたら請求20万円だった」と言う話。
私の場合は会社から海外でも利用できる出張用の携帯電話が支給されていました。そのため、自分の携帯電話は常に機内モードにしておき、通信料やデータ通信料がかからないようにしていました。
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海外でスマホを使うなら「現地のSIMカードレンタル」がおすすめ
自分のスマートフォンを日本にいる時と同様に現地で使いたい場合は、定額プランなどに入って置く必要がありますが、最近は現地でSIMを購入する方法もあります。
SIMフリーのスマートフォンなら、現地でSIMカードをレンタルまたは購入して使うことも出来ます。最近はSIMの購入もレンタルも空港で出来ることが多いです。
現代は色々な場所にWi-Fiが整備されているとは言え、インターネット速度がとても遅い国もあります。SIMカードを使えば電波さえあればどこでもインターネットに接続できるため、ビジネスでの渡航の際はおすすめです。
スマホ・PCを海外で利用するなら「モバイルルーターレンタル」
円滑な仕事の為には、パソコンに接続する用のモバイルルーターをレンタルしていくのも一つの方法です。モバイルルーターは空港で借りて、帰りは到着口の近くの返却ポストに返すだけというサービスも多く、手軽に借りられます。
事前にモバイルルーターのレンタルを予約する際には、行き先に注意しましょう。レンタルルーターは国ごとに違うことが多いため、トランジットの国での使用可否など含めてレンタルしましょう。
広州への出張時に香港経由で行った際、予約時に行き先を中国としか伝えておらず、香港でモバイルルーターが使えなかったことがありました。トランジット国での使用可否も注意しましょう。また中国やイランではインターネット接続の制限があるため、VPNのルーターを借りていくのが便利です。
海外出張時には保険加入すべき！実際の海外保険利用ケースもご紹介
入国先によっては、保険に加入することが必須というケースもあります。最近ではクレジットカードの付帯保険もだいぶ手厚くなりましたが、旅先での不測の事態に備えて旅行保険に入っておいたほうが安心です。
ちなみに一般の旅行保険では、歯医者はどの国でも保険が効きません。
また歯科受診は高額になるケースが多いため、歯の状態が悪い場合は渡航前に歯医者へ行っておきましょう。
長期滞在中やどうしても歯の状態が悪い状態で渡航しなくてはいけない場合は、歯科保証のついた保険を調べてから加入してくださいね。
ビジネスでの海外渡航でも保険必要？
持病がないからという理由で、海外渡航保険に入らない方も多くいますが、時差や移動など疲労などで普段経験しない病気になったりすることも想定されます。
出張先では体調不良は時間がもったいないですし、航空機遅延やロストバゲージも頻繁に出くわすので海外出張時も保険に加入しておくのがおすすめです。また国によっては、ビザ取得に保険加入が必須の国もありますので事前に調べてから出発しましょう。
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ではどのようなシーンで保険が有効なのか。この章では私が実際に海外で保険を使ったケース・使えなかったケースをご紹介します。
どんな時に海外保険が使える？ ①腹痛になり、病院を受診
日本出国時は健康だったものの、夜行便の長距離移動等で疲れたのか、渡航先イスタンブールのホテルでお腹に激痛が走り病院を受診しました。
トルコ語がわからない私は、日本で加入した三井住友海上保険の24時間日本語対応サービスを利用し病院を予約しました。
体調が悪いと、得意言語でも説明をするのはかなり困難。保険に加入しておいてよかった！と感じた出来事でした。
海外保険に加入する際は、母国語で受診手配を対応をしてくれる保険加入をおすすめします。
どんな時に海外保険が使える？ ②想定外のシーンで火傷
ニュージーランド国内で電車移動中、向かいに座っていたカップルがイチャイチャしだし、そのはずみで真ん中のカフェテーブルに置かれていた熱々のコーヒーが私の膝の上に転倒！
冬だったのでタイツ等厚着をしていたものの、熱いのなんの…！泣きながらトイレに駆け込み冷やしたものの間に合わず…。電車は目的地まで1時間は停車せず、そのまま過ごしました。
下車後すぐ迎えに来た友人に病院に連れて行ってもらったところ、太ももにはひどい火傷ができていました。滞在初日の出来事だった為、その後毎日通院する羽目に…。不幸中の幸いで、治療費は保険でカバー出来ました。
どんな時に海外保険が使える？ ③航空機遅延
病気や怪我などで使うイメージの保険ですが、航空機遅延や乗り継ぎ便キャンセルやロストバゲージが発生した際にも使えます。実際に私も航空機遅延の際に利用しました。
ニュージーランド発の便が、航空機メンテナンスの為遅延。待たされている間の食費を請求できました。またこの便は結局キャンセルとなり、翌日のフライトを待つまでに滞在したホテル代も保険が適応されました。
海外保険利用できなかったシーン「歯の詰め物がとれた」
万全な状態で出発したにもかかわらず、現地で歯の詰め物がぽろりと取れてしまったことも。4日程度の出張だった為、私の保険に歯科保証は無し。しかも詰め物が取れた場所が奥歯だった為、噛み合わせに支障がでたり、食べる度に沁みたり…。
商談相手との食事会も控えていたので、仮でもいいから詰めて貰おう！とドバイの歯医者に保険無しで駆け込んだところ、7万円もかかりました…。
海外出張前に「宿泊先・ホテル」はどう探す？
宿泊先・ホテルは事前に予約を入れておきましょう。VISA申請時や入国時のアライバルカードに宿泊先を書く欄があるため、事前に確保しておくことがトラブル防止にもつながります。
また海外出張が初めての方、従業員の海外出張準備に携わっている方には「出張サポートサービス」の利用もおすすめです。
その他、海外出張で事前に準備すると良いことは？
必ず持っていくべきもの・準備に加え、「手土産」の用意や「ビジネスマナー」を事前に学んでおくとより安心して商談を行うことができるでしょう。下記の記事に紹介しておりますのでぜひご覧ください。
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まとめ
海外出張の持ち物・事前準備についてご紹介してきました。
事前準備や情報収集をしっかりとして、ビジネス出張を成功させましょう。
- パスポートとビザは出発前に必ず確認
- 入国に必要な条件は日々変わるため、渡航前の情報収集は必須
- 感染症等による入国制限の確認が必須
- 自分の身を守るために、入国の安全情報は必ず目を通しておく
- 海外渡航保険は加入した方がベター
- 海外でのスマホ利用はSIMカードかレンタルルーターの使用がおすすめ
- クレジットカードと外貨は両方持っていく
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「継続的なアプローチができずにいる」など、海外営業にお悩みでしたら一度ご相談ください。
株式会社オシエテのコーディネーターをしているビーバです。ビジネスパーソンとしてこれまで海外出張70回以上、約30カ国をビジネスで訪問した経験をもとに、海外出張のコツやハプニングをシリーズでお伝えしていきます！