【海外企業とのアポイント獲得方法】英語でアポをとる手順＆メール・電話テンプレート

「初めて海外企業・海外のビジネスマンへアポイントをとる」という方に向け、アポ取りの流れについてご紹介します。

私が一番初めに受けたアポ取りの仕事内容は「この街で●●を売る代理店を探してください」の一言でした。「えっ…。どこから始めたらいいの？」と目がまんまるに。

その後会社訪問のためのアポ取り、またはアポを取ってオンラインでインタビューするという仕事が近年増え、南アフリカ、ナミビア、タヒチ島、ニューカレドニア、ベトナムでこういったお仕事をしました。ちょうど今、市場調査会社からの依頼で、ベトナムの企業のアポ取りの仕事をしている所です。

今回の記事は、これらのアポ取りの経験を通じて得た知見を元に作成しています。

海外ビジネスに関わる情報を無料で受け取る

海外企業への「アポ取りの手順」

「海外企業のアポイント獲得をするためにまずは何から始めればいい？」そんな方がイチから準備ができるよう、アポ取りの手順をまとめました。

1. 企業リストの作成

まずアポイントを取るための企業リストを作成します。現在、大抵の会社はGoogle Mapで調べることができると言っても過言ではないでしょう。地域や国を選定したら対象となるビジネス（「眼鏡販売店」や「自動車修理工場」など）を入力して検索。もしも国全体を対象としていても、大都市ごとに絞って検索するなどでエリアを縮小した方が対象が見つかりやすいです。

リストを作成する際は下記の項目を調べて記録しましょう。そして、HPからEメールアドレスを取得して記録。電話番号は合っているか、支店はどこにいくつあるか、その他セールスピッチに使えそうな情報があれば記録します。

2. アポを取りたい優先順位をつける

アポ取りにおける優先順位の必要性

次にアポを取る際の優先順位をつけていきます。
なぜ優先順位が必要なのかと言うと、「優先順位の低い方から初めてノウハウを得て行くため」そして「力の入れ方を加減するため」です。

国によって特色があるので、優先順位の低い国から始めることを絶対にお勧めします。
優先順位の高い会社には、国のノウハウを得て磨きをかけたメールを送るだけでなく、相手の会社の情報も盛り込んで「こういう理由で是非アポを取りたい」「自社と関係を持つとこういうメリットがある」というセールスピッチに力を入れます。

優先順位のつけ方

販売店であればGoogleの写真やレビューを見て、ビジネスのサイズ感や雰囲気を掴むことができます。しかし、修理工場などのビジネスであればGoogleの情報だけではわからない事があるので、ビジネスダイレクトリを利用します。Linked InやFacebookなどのSNSを使うのも有効ですが、会社の資本、ダイレクターの名前などがわかるオンラインダイレクトリーが各国であるはずです。そこから豊富な情報が得られると、アポ取りの近道にもなります。その情報を元に、アポを取りたい会社の優先順位をつけましょう。

海外ビジネスに関わる情報を無料で受け取る

3. Eメールテンプレートの作成

アポイント先に送るメールのテンプレートを作成していきます。下記の3つに気をつけながら作成していきましょう。

自社情報は短めに

自分の名前、役職、会社名、会社所在地、会社業種、自社HP、「何をする会社か」を記載。冒頭で自己紹介をしないわけにはいきませんが、長いと最後まで読んでもらえません。これは、リズムよく、バランスの良い分量でサクッと読んでいただきたい所です。

目的は端的で明確に

何をしたいのか、何故したいのか、御社にとってどういったメリットがあるのか、をできるだけ端的に短く伝えます。「情報交換をしたい」「ご挨拶をしたい」だけではCEOや担当者までメールを回してもらえないケースを何度も経験しました。「これからのビジネスでコラボできるかも」→どういった方法で？という所まで見えるような書き方をしましょう。

アポイントの日時と方法の例

長い期間を指定すれば間口が広がるのかと言うと、そうではありません。ある程度日時を絞り、オプションを２、３提案すると相手が予定を組みやすいようです。

電話をする前にメールを送った方が良い？

電話をする前に上記のメールを相手の会社に送っておくと、話が進むのが早く便利です。その利点は、①話したい内容が整理できている ②「メールを送ったので見てください」とお願いできる ③メールアドレスが正しいものか確認できる　ためです。

「メールを送ったので見てください」と言うことに意味はあるの? と思う方もいるかもしれません。メールを送った後に電話をすることで「電話までかけてくるなんて、本気なんだな」と思わせ、真剣にメールを読んでもらうための絶大な効果があります。
また、「電話で直接言わなかったら返事をしなかった」という人からも返事を取るには必須です。そう思った受取人の中には、あなたのサービスが伝わらなかった人、またはサービスに興味がなかった人の二通りがあります。サービスの良さが伝わらなかった人には、電話で伝えるチャンスが生まれます。

4. 電話セールスピッチの作成

メールの後に電話にて連絡をする際の、会話の流れを事前にイメージ・準備します。担当者が特定の部署なのか、CEOなのか、アポイントの目的によってそれぞれ違うと思いますが、下記のような流れが基本となります。

海外ビジネスに関わる情報を無料で受け取る

電話の目的を伝える

電話に出た人に「～という目的で電話をしています。担当者にお繋ぎいただけますか？」
I’m calling to find someone to talk about collaboration with external suppliers for your online training. Which department would it be?

担当者へ繋いでもらう

「XX部署ですね」、または「XXさんですね」と言われた場合、「はい、XX部署、XXさんに繋いでいただけますか？」と伝える
Great. Could you put me through to XX department/ XX?

不在時は連絡先を聞く・自分の連絡先を伝えてもらう

「あいにく席を外しています」と言われた場合
Eメールアドレスをもらう／内線番号をもらう
Could I have XX’s email address? What is XX’s extension number?

無理であれば、
メールを送ったアドレスを伝える
I sent an email to support@xxx.com. Is it the right email address?

何をして欲しいかを伝える（Call for Action）

「メールを見て返信してもらうように伝えてください。」
Could you ask XX to check the email and reply to me?

「メールを見たら電話するように伝えてください」
Could you ask XX to call me after checking the email?

【電話アポの事前準備】海外電話サービス会社との契約

携帯電話や固定電話から国際電話をかけると、かなり高い電話料金が発声します。しかし、上記にある通り、電話代はケチらずに、潔く払って電話でのコミュニケーションを大事にしましょう。

海外ビジネスに関わる情報を無料で受け取る

海外通話にはどの方法がお得？各社料金比較

• Y-mobileの料金（携帯電話から国外にかけた場合）

• Skypeでの通話料金

国によって1分あたりの価格が変わります。
国ごとに設定されている1か月かけ放題プランもあります。
国ごとの料金とかけ放題プランの検索はこのページから確認できます。

• 楽天モバイルの料金（国際通話かけ放題の場合）

携帯電話会社によっては、国外通話に対するオプションがあります。
例えば楽天モバイルでは65か国にかけ放題で980円のオプションがあります。ご自分のプロバイダーのオプションを調べてみましょう。自分の電話番号が電話をかけた相手から見ることができると、有利なこともあります。

海外企業・ビジネスマンへのアポ取り「4つのポイント」

アポ取りの最中、またアポどりに取り組む際に気をつけていただきたい4つのポイントをまとめました。

海外ビジネスに関わる情報を無料で受け取る

各会社との進捗を詳細にメモする

〇月〇日、誰と何を話した、どこにメールを送った、など。何社も並行して連絡を取るので、詳細を忘れてしまったり、混乱してしまいます。それではアポは取れません。

メールの返信を待っているばかりでなく、電話する

毎日でも電話して、メールを見たか、質問はあるか、とコミュニケーションを取ります。こちらが本気だということを理解してもらわなければ、返事は帰ってきません。YES、NOが聞けるまで諦めてはいけません。

電話もメールも、簡潔に

相手に「時間をムダにする人」というイメージを持たれたらアポは取れません。簡潔で明確、「To-the-point」を常に心掛けてシャープなイメージを大切にしてください。

相手が英語が得意でないことも

相手の国がネイティブでない限り、英語で会話することは難しいと思って電話をかけた方が良いでしょう。相手の英語力を確認しながら、ゆっくりと、途中で話を止めて相手の相槌を待つなどの工夫をしながら話を進めます。

言語の壁は厚ければ、ある程度感触が掴めた後は現地の言語を話す人を雇って話を勧めるオプションも考えましょう。しかし、言語が話せることとアポ取りができることはイコールではないので、気を付けましょう。

まとめ

私の経験からは、1つ目の「こちらがどれだけ本気かを伝えること」が一番の鍵です。2～5については本文に書いた通り、絶対条件です。5つ目については、「うちは外部とパートナーを組む気はないから」と言われても「じゃあ、名刺交換だけでもさせていただけませんか」と言って会いに行き、「内部での組織はどうなっているのか」を会って聞き出す、くらいの気持ちでいます。Good luck to you! 皆さんの海外でのアポ取りが上手く行くよう、応援しています！

海外販路拡大をお考えならOCiETe (オシエテ)

海外企業とのアポイント獲得でお悩みなら、OCiETeのアプローチ代行サービスがおすすめです。
ターゲットリストの作成から、電話やメールリファラルでのアプローチ代行をご支援いたします。

商談アポイント獲得後は、商談準備のための翻訳や通訳者の同席も対応。
OCiETeではビジネスにおける専門知識はもちろん、各国の言語・文化に精通する通訳・翻訳者が多く在籍しております。商談はもちろん、企画書や契約書の翻訳も対応可能。ご依頼内容に沿う最適な人材、プランをご提案いたします。お気軽にお問い合わせください。

OCiETeのアプローチ代行 サービス例

• 海外企業リサーチ
• アプローチリスト作成
• メールアプローチ文章作成
• メール・架電・リファラル営業代行
• 商談通訳
• 資料翻訳
• 定例MTG
  など、より詳しいサービス内容はこちら

「海外での販路拡大を考えているけれど、リソースがない」
「継続的なアプローチができずにいる」など、海外営業にお悩みでしたら一度ご相談ください。